Thuyết minh & Hướng dẫn sử dụng

1. Giới thiệu hệ thống

Lê Yến Travel CRM là phần mềm quản lý du lịch tích hợp: bán hàng (booking), thu/chi, công nợ khách & NCC, điều hành tour đoàn, cổng cộng tác viên (CTV), báo cáo KPI/VAT, website marketing và portal tra cứu đơn cho khách.

Booking (Đơn hàng)

Hợp đồng bán dịch vụ cho từng khách/nhóm: KS, tour lẻ, combo. Mã #00001.

Tour khởi hành (Đoàn)

Chuyến đi thực tế gom nhiều khách/đơn. Mã LY-26062701. Quyết toán đoàn riêng.

Website công khai: trang chủ /, blog /blog, tra cứu đơn /tra-cuu-don. CRM nội bộ: /login → /dashboard.

2. Vai trò người dùng

Vai trò	Đăng nhập	Quyền chính
Admin	Tab Nhân viên Sale	Toàn bộ CRM + Sổ quỹ, Hoa hồng Sale, Nhân sự, Cài đặt, Blog
Sale	Tab Nhân viên Sale	Đơn, khách, NCC, tour, báo cáo — chỉ thấy đơn trong phạm vi mình (trừ khi được gán admin)
CTV	Tab Cộng tác viên	Cổng CTV: kho sản phẩm, lịch đăng bài, gửi yêu cầu booking, AI viết bài
Khách hàng	Không cần login	Tra cứu đơn tại `/tra-cuu-don`, xem phiếu xác nhận & VietQR qua link email

Production: đổi mật khẩu toàn bộ sale/CTV/admin ngay sau khi import dữ liệu. Không chạy db:seed demo trên môi trường thật.

3. Đăng nhập

Mở /login (hoặc nút «Đăng Nhập CRM» trên trang chủ).
Chọn tab phù hợp: Nhân viên Sale hoặc Cộng tác viên.
Nhập Số điện thoại và Mật khẩu → Đăng nhập.
CTV mới: đăng ký tại /ctv/register → Admin kích hoạt sau khi thu phí (nếu có).

4. Tổng quan (Dashboard)

Sau đăng nhập Sale/Admin vào /dashboard:

4 thẻ KPI: Doanh thu gồm VAT, Khách còn nợ, Doanh thu tháng, Đơn chưa hoàn thành.
Mobile: 4 nút nhanh (Tạo đơn, Nhắc thu, Khách, Tìm kiếm).
Widget cảnh báo: Nhắc thu, Chi NCC, Tour sắp đi, CTV chờ duyệt, Thông báo chưa đọc.
Truy cập nhanh: Lối tắt tới mọi module chính.

Thanh tìm kiếm trên header: gõ tên khách, mã đơn, tour, NCC → Enter.

5. Quy trình hàng ngày (Sale)

1

Tiếp khách & tạo hồ sơ

Khách hàng → Thêm mới (tên, SĐT, nguồn Zalo/Facebook…). Có thể tạo ngay khi lập đơn.

2

Tạo đơn hàng

Quản lý Đơn hàng → Tạo đơn mới. Chọn hạng mục từ bảng giá, nhập VAT từng dòng, gán CTV nếu có.

3

Thu cọc / thanh toán

Trong chi tiết đơn → Thêm phiếu thu. Hệ thống tự tính còn nợ khách.

4

Gửi phiếu xác nhận

Xuất phiếu gửi khách (có VietQR). Link trong email nhắc thu mở được không cần login CRM.

5

Nhắc thu & chi NCC

Nhắc thu nợ / Chi NCC còn nợ — Gmail, SMTP, Zalo copy, VietQR.

6

Điều hành tour

Gán đơn vào đoàn, in danh sách khách, quyết toán tour khi về.

6. Quản lý đơn hàng

Đường dẫn: Sidebar → Quản lý Đơn hàng

6.1. Danh sách đơn

Lọc theo trạng thái, sale (admin), chỉ đơn còn nợ, tìm theo tên khách/SĐT/mã đơn.
Cột hiển thị: mã đơn, khách, dịch vụ, tổng gồm VAT, đã thu, còn nợ, badge VAT (0% / 8% / 10% / hỗn hợp).

6.2. Tạo đơn mới

Chọn khách hàng, tên dịch vụ, ngày đi/về.
Thêm hạng mục từ Bảng giá chuẩn hoặc nhập tay (giá vốn, giá bán, VAT từng dòng).
Trợ lý AI (nếu bật Gemini): dán nội dung chat Zalo → Bóc tách & tự điền form.

6.3. Chi tiết đơn (Quyết toán)

Phiếu thu/chi: Ghi nhận khách trả tiền, chi NCC, chi hoa hồng CTV.
Danh sách khách đi tour: Thêm từng người hoặc Bóc tách bằng AI từ danh sách lộn xộn.
Xuất phiếu gửi khách: In/PDF phiếu xác nhận + VietQR (nếu còn nợ).
Gán tour: Liên kết đơn với đoàn khởi hành.
Trạng thái: pending → confirmed → success / cancelled.
Nhật ký: Mọi thay đổi được ghi audit tự động.

7. Khách hàng

Danh sách + lọc chỉ khách đang nợ, xuất CSV công nợ.
Hồ sơ: tên, SĐT, email (Gmail nhắc thu), nguồn khách, sale phụ trách.
Nút Zalo mở chat nhanh theo SĐT.
Trang chi tiết khách: tổng hợp các đơn, công nợ, gửi email nhắc thu tổng (SMTP).

8. Công nợ & nhắc thu khách

Đường dẫn: Nhắc thu nợ

Tính năng chính

Liệt kê đơn còn nợ khách (ưu tiên sắp/ quá hạn khởi hành), phân trang 30 đơn/trang.
Lọc: sale, mức ưu tiên, chỉ đơn chưa nhắc.
VietQR thu khách trên từng đơn (số tiền + nội dung CK).
Nhắc qua Gmail: Copy nội dung / Mở Gmail soạn sẵn.
Gửi SMTP: Gửi tự động qua mail server (cấu hình trong Cài đặt).
Gửi SMTP hàng loạt: Gửi tất cả đơn trong bộ lọc (có email).
Nhắc qua Zalo: Copy tin nhắn + Mở chat Zalo.
Đánh dấu Đã nhắc khách / Gỡ đánh dấu. Tự gỡ khi khách trả đủ.

Cron 08:00 hàng ngày gửi email tự động + thông báo in-app nếu Admin bật «auto nhắc thu» trong Cài đặt Mail.

9. Chi NCC (Nhà cung cấp)

Chi NCC còn nợ: Đơn còn phải trả KS, resort, xe… kèm VietQR chi (phân trang 30 đơn/trang).
Gom theo NCC: Xem tổng nợ từng đối tác, xuất CSV.
Gmail / SMTP nhắc NCC (tương tự nhắc thu khách).
Nhà cung cấp: Danh bạ NCC, STK ngân hàng, email, biến thể giá.

10. Tour & điều hành

Tour khởi hành	Tạo đoàn, gán booking, DS khách walk-in, chi phí đoàn, quyết toán, export CSV
Lịch tour	Xem lịch theo tháng các chuyến đi
Tính giá tour đoàn	Bảng chi phí NL/TE/EB, margin % — in báo giá; nút Tạo tour 1-click
Soạn lịch trình	Editor lịch trình từng ngày, in PDF; nút Tạo tour 1-click
Mẫu hợp đồng	Soạn mẫu HTML một lần (biến `{{customer_name}}`, `{{total_gross}}`…). Từ chi tiết đơn → Làm hợp đồng → in PDF A4. Có sẵn mẫu SV - Hợp đồng đoàn (Lê Yến ↔ NCC/resort) theo file Word công ty.

11. Cộng tác viên (CTV)

Phía Sale / Admin

Quản lý CTV: Duyệt kích hoạt, xem hoa hồng, lịch sử thanh toán.
Yêu cầu booking CTV: CTV gửi yêu cầu → Sale duyệt/từ chối → tạo đơn tự động.

Cổng CTV (`/ctv`)

Xem kho sản phẩm / combo marketing.
Lên lịch đăng bài Facebook/Zalo.
Gửi yêu cầu đặt tour cho Sale.
AI viết bài + Chatbot tư vấn (khi bật Gemini).

12. Báo cáo thống kê

KPI: doanh thu, lợi nhuận, công nợ, VAT theo khoảng ngày.
Export CSV: công nợ, tour, VAT, nhật ký audit.
Dashboard hiển thị KPI tháng + biểu đồ xu hướng 6 tháng.

13. Quản trị (chỉ Admin)

Quản lý Tài chính	Sổ quỹ thu/chi vận hành
Hoa hồng Sale	Bảng hoa hồng theo lợi nhuận đơn SUCCESS
Quản lý nhân sự	Tài khoản Sale, % hoa hồng, STK VietQR admin
Cài đặt hệ thống	Công ty, SMTP, Gemini AI, Zalo OA — không cần sửa code khi đổi hosting
Quản lý Bài viết	Blog hiển thị trên website `/blog`
Bảng giá chuẩn	Kho sản phẩm mẫu cho tạo đơn nhanh

14. Portal khách hàng

Tra cứu: /tra-cuu-don — nhập SĐT + mã đơn (vd. #00001).
Phiếu xác nhận: Link có chữ ký số trong email (hết hạn ~6 tháng) — khách xem được VietQR, không cần login CRM.
Sale vẫn in phiếu nội bộ tại chi tiết đơn → Xuất phiếu gửi khách.

15. Tính năng AI (Gemini)

Admin cấu hình API key tại Cài đặt → AI / Gemini.

Tạo đơn	Dán chat Zalo → tự điền khách, dịch vụ, giá
Danh sách khách đoàn	Bóc tách họ tên, năm sinh, SĐT từ text lộn xộn
CTV viết bài	Tạo bài Facebook/Zalo từ thông tin tour
CTV chatbot	Gợi ý tour khi CTV mô tả nhu cầu khách

16. Câu hỏi thường gặp

Khách mở link phiếu xác nhận báo lỗi?

Link đã hết hạn hoặc bị sửa. Sale gửi lại từ Nhắc thu nợ, hoặc khách tra cứu tại /tra-cuu-don.

Gửi SMTP báo lỗi?

Kiểm tra Cài đặt → Mail: host, port, TLS, email gửi. Dùng «Gửi thử» để test. Nhiều host cần SMTP riêng (không dùng Gmail cá nhân trực tiếp).

Sale không thấy đơn của đồng nghiệp?

Đúng thiết kế — Sale chỉ thấy đơn trong phạm vi mình. Admin thấy tất cả.

VAT hỗn hợp là gì?

Một đơn có nhiều dòng VAT khác nhau (vd. phòng 0%, xe 10%). Badge «VAT hỗn hợp» hiện trên danh sách đơn.

Trang trắng / lỗi 500 sau khi upload?

Xem Hướng dẫn cài đặt: kiểm tra .env, quyền storage/, chạy php artisan migrate, đặt APP_DEBUG=true tạm để đọc lỗi (nhớ tắt lại).